Art. 12 Abs. 1, S. 1 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), regelt: „Der Verantwortliche trifft geeignete Maßnahmen, um der betroffenen Person alle Informationen gemäß den Art. 13 und 14 (…) in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln; (…).“ Dieser Verpflichtung kommt der

Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V.,
Alexanderplatz 1, 10178 Berlin,
E-Mail: DFN-Verein@dfn.de,
Telefon: +4930 884299 0
als Verantwortlicher mit der nachfolgenden Information nach.

Auftragsverarbeiter

Das Portal wird vom Unterauftragnehmer ConfTool GmbH im Rahmen einer Auftragsverarbeitungs-vereinbarung (nach Art. 28 DSGVO) bereitgestellt und betrieben.

Hinweise für die Nutzung der Portalseiten

Das Portal dient zur Anmeldung für eine Teilnahme an der Tagung der DFN-Nutzergruppe Hochschulverwaltung. Über die Eingangsseite ist eine Registrierung möglich, nach der ein elektronisches Formular zur Anmeldung genutzt werden kann. Das Portal ist nur temporär verfügbar. Es wird 20 Wochen vor der Veranstaltung bereitgestellt und spätestens 1 Woche nach Beendigung der Tagung aus dem Web genommen.

I. Allgemeine datenschutzrechtliche Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten beim Aufruf der Webseite

Über die Nutzung des Portals werden Log-Dateien angelegt. Die Log-Dateien beinhalten Informationen über die IP-Adresse und über etwaige Fehlermeldungen. Die Log-Dateien und die Fehler-Logs beinhalten Informationen darüber, zu welchem Zeitpunkt auf Inhalte des Webservers zugegriffen worden ist und ob ein Fehler aufgetreten ist. Ein Fehler kann eine fehlende Datei, eine falsche Verlinkung oder eine falsche Funktion im Quellcode der Website sein. Im Falle einer Fehlermeldung werden die Daten durch mit dem Dienst befasste Mitarbeitende ausgewertet. Folgende Logdaten werden gespeichert:

• IP des Nutzers
• Timestamp (Datum und Zeitpunkt des Hits)
• Art des Requests
• Statuscode
• Clientinformationen (Typ des Clients, Clientversion)
• Betriebssystem des Nutzers (Gerät, OS-Version des Geräts)
• Referrer-Informationen (also die Quelle des Zugriffs)

Die Daten werden spätestens mit Ablauf von 7 Tagen nach Speicherung gelöscht.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ein berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegt in der Missbrauchserkennung und in der Störungsbeseitigung. Entgegenstehende Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten betroffener Personen bestehen nicht.

II. Datenschutzrechtliche Informationen zur Registrierung im Portal (ConfTool) und Anmeldung zur Teilnahme an der Tagung der Nutzergruppe Hochschulverwaltung

Wenn das Portal über den Besuch der Webseite hinaus für eine Anmeldung zur Teilnahme an der Tagung der DFN-Nutzergruppe Hochschulverwaltung genutzt werden soll, ist eine Registrierung notwendig.

Bei einer Registrierung werden vom DFN-Verein folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Organisationszugehörigkeit, Abteilung
• Anrede und Vorname, Nachname
• Dienstliche Anschrift (Straße, PLZ, Stadt, Land)
• Dienstliche E-Mail-Adresse, dienstliche Telefonnummer
• Benutzername, Passwort (verschlüsselt).

Registrierungsdaten werden vom Administrator unverzüglich gelöscht, wenn Nutzende das über die Mailadresse nugru-tagung@dfn.de beauftragen. Ansonsten werden die Daten spätestens vier Wochen nach Tagungsende gelöscht.

Registrierte Nutzende können sich zur Teilnahme an der Tagung anmelden. Hierfür werden in einem Anmeldeformular folgende weitere personenbezogene Daten erhoben:

Zwingend

• Einrichtungszugehörigkeit
• Teilnahme an Abendveranstaltungen

Freiwillig

• Angabe, ob ein barrierefreier Zugang benötigt wird?
• Eintrag auf Mailverteiler gewünscht?
• Wievielte Teilnahme?
• Welche Themen sind besonders interessant?

Anmeldedaten werden spätestens 4 Wochen nach Tagungsende gelöscht. Rechnungsdaten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Fristen aus der Abgabenordnung vom DFN-Verein gespeichert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten zur Registrierung und Anmeldung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

III. Hinweise zum Umgang mit Cookies

Cookies werden nur gesetzt, wenn Nutzende dies in den Einstellungen des Browsers zulassen und dies für die Funktionalität des Portals notwendig ist. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies sind ausschließlich zum Wiedererkennen bei einem erneuten Besuch. Diese bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen.

IV. Rechte betroffener Personen nach der Datenschutzgrundverordnung

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Widerruf der Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständige Behörde: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61 in 10555 Berlin.

Die Datenschutzbeauftragte des DFN-Vereins steht Ihnen zu allen mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte als Ansprechpartner zur Verfügung (Art. 38 DSGVO).

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten im DFN-Verein
Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V.,
Datenschutzbeauftragte
Alexanderplatz 1, 10178 Berlin,
E-Mail: datenschutz@dfn.de
Telefon: +4930 884299 9103