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Datenschutzerklärung - zur Anmeldung zur Tagung der DFN-Nutzergruppe Hochschulverwaltung mit dem ConfTool

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 12 Absatz 1 Satz 1 EU-Datenschutz-Grundverordnung

Art. 12 Absatz 1, Satz 1 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO), regelt: „Der Verantwortliche trifft geeignete Maßnahmen, um der betroffenen Person alle Informationen gemäß den Artikeln 13 und 14 (...) in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln; (...).“ Dieser Verpflichtung kommt der

Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V.,
Alexanderplatz 1, 10178 Berlin,
E-Mail: DFN-Verein@dfn.de,
Telefon: +4930 884299 0

als Verantwortlicher mit der nachfolgenden Information nach.

Hinweise für die Nutzung der Portalseiten

Das Portal dient zur Anmeldung von Teilnehmern an der Tagung der DFN-Nutzergruppe Hochschulverwaltung. Über die Eingangsseite des Portals können Teilnehmer sich registrieren lassen. Registrierten Nutzern steht ein elektronisches Anmeldeformular zu Verfügung. Das Portal ist nur temporär verfügbar. Es wird 20 Wochen vor der Veranstaltung bereitgestellt und spätestens 1 Woche nach Beendigung der Tagung aus dem Web genommen.

Allgemeine datenschutzrechtliche Informationen zum Portal

Die Fehler-Logs beinhalten Informationen darüber, zu welchem Zeitpunkt beim Zugriff auf Inhalte des Webservers ein Fehler aufgetreten ist. Über die Nutzung der Portalseiten zur Anmeldung zur Tagung der DFN-Nutzergruppe Hochschulverwaltung werden im Fehlerfall Log-Dateien angelegt und durch dazu befugtes Personal ausgewertet. Ein Fehler kann eine fehlende Datei, eine falsche Verlinkung oder eine falsche Funktion im Quellcode der Website sein. Die Log-Dateien beinhalten Informationen über die IP-Adresse und die Fehlermeldung. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht. Die Daten werden spätestens mit Ablauf von zwei Wochen nach Speicherung gelöscht.

Rechtsgrundlage für die Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f Datenschutzgrundverordnung bzw. §100 Abs. 1 Satz 1 Telekommunikationsgesetz.

Informationen für registrierte Nutzer

Wenn das Portal für eine Anmeldung zur Teilnahme an der Tagung der DFN-Nutzergruppe Hochschulverwaltung genutzt werden soll, ist eine Registrierung notwendig.

Bei einer Registrierung werden vom DFN-Verein folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

  • Organisation/Firma
  • Anrede
  • Vorname, Nachname
  • Anschrift (Straße, PLZ, Stadt, Land)
  • E-Mail-Adresse
  • Benutzername, Passwort (verschlüsselt)

gespeichert.

Registrierungsdaten werden vom Administrator unverzüglich gelöscht, wenn Nutzer das über die Mailadresse nugru-tagung@dfn.de beauftragen. Ansonsten werden die Daten spätestens vier Wochen nach Tagungsende gelöscht.

Registrierte Nutzer können sich zur Teilnahme an der Tagung anmelden. Hierfür werden in einem Anmeldeformular über die zur Registrierung erhobenen folgende weitere personenbezogenen Daten in Bezug auf die Teilnahme erhoben:

  • aus welcher Art von Einrichtung
  • Barrierefreier Zugang - freiwillig
  • Teilnahme an Abendveranstaltungen
  • Eintrag auf Mailverteiler - freiwillig
  • wievielte Teilnahme - freiwillig
  • welche Themen sind besonders interessant - freiwillig

Rechnungsdaten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Fristen aus der Abgabenordnung vom DFN-Verein gespeichert. Registrierungs- und Anmeldedaten werden spätestens 4 Wochen nach Tagungsende gelöscht.

Wenn Sie bei den Anmeldedaten auch die Aufnahme in die E-Mail-Verteilerliste ausgewählt haben, willigen Sie in die Verarbeitung Ihrer E-Mail-Adresse ein. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Ihre E-Mail-Adresse wird dann in einer Datenbank auf dem DFN-Mailinglistenserver gespeichert. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit einer E-Mail an die E-Mail-Adresse nugru-tagung@dfn.de widerrufen. Ihre E-Mail-Adresse wird dann unverzüglich aus dem Verteiler entfernt. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten zur Registrierung und Anmeldung ist Art. 6 Absatz 1 lit b.) der EU-DSGVO.

Hinweise zum Umgang mit Cookies:

Cookies werden nur gesetzt, wenn der Nutzer dies in den Einstellungen seines Browsers zulässt und dies für die Funktionalität des Portals notwendig ist.

Folgende Cookies werden eingesetzt:

  • Cookies zur Sprache,
  • Sitzungs-Cookies und
  • Cookies die zur Unterstützung der Navigation und Nutzung des Systems dienen

Der Sprachcookie sorgt dafür, dass das ConfTool in der gewünschten Sprache angezeigt wird. Dieser Cookie ist nicht personenbezogen. Die letzte Sprachauswahl wird nach einem Jahr gelöscht, alle anderen Sitzungscookies nach dem Schließen des Browsers.

Rechte betroffener Personen nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung:

Art. 15 DSGVO regelt ein Auskunftsrecht, und damit das Recht einer betroffenen Person, eine Bestätigung zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden und gegebenenfalls auf Auskunft über diese Daten und über Informationen, unter anderem über die Verarbeitungszwecke, deren Herkunft, Empfänger, über die Dauer der Speicherung sowie über ihre Rechte.

Art. 16 DSGVO eröffnet das Recht, die Berichtigung sowie im Hinblick auf den Zweck die Vervollständigung sie betreffender unzutreffender personenbezogener Daten zu verlangen.

Art. 17 Abs. 1 DSGVO statuiert - mit bestimmten Ausnahmen - das Recht, die Löschung von Daten zu verlangen. Art. 17 Abs. 2 DSGVO regelt ein „Recht auf Vergessenwerden“, wenn die verantwortliche Stelle die zu löschenden Daten öffentlich gemacht hat.

In bestimmten Fällen kann nach Art. 18 DSGVO auch die Einschränkung der Verarbeitung verlangt werden – zum Beispiel, wenn der Verantwortliche die Daten nicht mehr, die betroffene Person sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO gibt unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch, eine Kopie von personenbezogenen Daten in einem üblichen und maschinenlesbaren Dateiformat zu erhalten.

Nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO hat der Betroffene aus bestimmten Gründen ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt.

Nach Art. 77 EU-DS-GVO hat jede betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten im DFN-Verein:

Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V.,
Datenschutzbeauftragte
Alexanderplatz 1, 10178 Berlin,
E-Mail: datenschutz@dfn.de, Telefon: +4930 884299 9103

     aktualisiert am: 04.02.2019 |