4 Untersuchungsbereich Studienberatung 69

4.1 Vorbemerkung 69
4.2 Aufgabenstellung 69
4.3 Aufgabenvolumen und -entwicklung 71
4.4 Zahl der Personalstellen 72
4.5 Aufbauorganisation 73
4.6 Schnittstellen zu anderen Einrichtungen 74
4.7 Aufgabenschwerpunkte der zentralen Beratungsstellen 75
4.7.1 Darstellung 75
4.7.2 Bewertung und Empfehlung 76
4.8 Fachstudienberatung 78
4.8.1 Darstellung 78
4.8.2 Bewertung 79
4.9 Zusammenarbeit von allgemeiner und Fachstudienberatung 79
4.10 Aussage zum Personalbedarf 82
4.11 Grenzen der Studienberatung 84
4.12 Zusammenfassung der Empfehlungen zum Untersuchungsbereich

5 Untersuchungsbereich Prüfungsverwaltung 89

5.1 Vorbemerkung 89
5.2 Aufgabenstellung 90
5.3 Aufgabenvolumen und -entwicklung 91
5.4 Aufbauorganisation 92
5.4.1 Darstellung 92
5.4.1.1 Prüfungsausschüsse 92
5.4.1.2 Prüfungsämter 93
5.4.2 Bewertung und Empfehlungen 96
5.5 Ablauforganisation 99
5.5.1 Prüfungsordnungen 99
5.5.1.1 Darstellung 99
5.5.1.2 Bewertung und Empfehlung 100
5.5.2 Zulassung zur Prüfung 101
5.5.2.1 Darstellung 101
5.5.2 Bewertung und Empfehlungen 102
5.5.3 Einsatz automatisierter DV-Verfahren 104
5.5.3.1 Darstellung 104
5.5.3.2 Bewertung und Empfehlungen 107
5.5.4 Unterrichtung der Studenten über den Prüfungsstand 108
5.6 Aussagen zum Personalbedarf 109
5.7 Zusammenfassung der Empfehlungen 110
5.7.1 Allgemeine Feststellungen 110
5.7.2 Empfehlungen 111

6 Untersuchungsbereich Personalverwaltung 113

6.1 Aufgabenstellung 113
6.2 Aufgabenschwerpunkte 114
6.3 Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten 115
6.4 Aufgabenvolumen und -entwicklung 116
6.5 Personalausstattung 121
6.5.1 Zahl der Personalstellen 121
6.5.2 Personalstruktur 122
6.6 Aufbauorganisation 123
6.6.1 Gesamtübersicht 123
6.6.2 Dezernate für Personalwesen 125
6.6.2.1 Darstellung 125
6.6.2.2 Bewertung und Empfehlung 125
6.6.3 Abteilungen/ Sachgebiete 126
6.6.3.1 Darstellung 126
6.6.3.2 Bewertung und Empfehlungen 127
6.6.4 Personalhaushalt 128
6.6.4.1 Darstellung 128
6.6.4.2 Bewertung und Empfehlung 128
6.6.5 Gewährung von Beihilfen in Krankheitsfällen 129
6.6.5.1 Darstellung 129
6.6.5.2 Bewertung und Empfehlung 130
6.6.6 Personalregistratur 131
6.6.6.1 Darstellung 131
6.6.6.2 Bewertung und Empfehlung 131
6.6.7 Schreibdienst 132
6.6.7.1 Darstellung 132
6.6.7.2 Bewertung und Empfehlung 132
6.7 Ablauforganisation 133
6.7.1 EDV-gestütztes Personalverwaltungssystem 133
6.7.1.1 Darstellung 133
6.7.1.2 Bewertung und Empfehlung 135
6.7.2 Eingruppierung von Angestellten und Arbeitern 139
6.7.2.1 Darstellung 139
6.7.2.2 Bewertung und Empfehlung 139
6.7.3 Sondergebiet "Nebentätigkeiten" 140
6.7.3.1 Darstellung 140
6.7.3.2 Bewertung und Empfehlungen 141
6.7.4 Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen 142
6.7.4.1 Darstellung 142
6.7.4.2 Bewertung und Empfehlungen 146
6.7.5 Reisekosten anläßlich von Tagungen und Kongressen 149
6.7.6 Abrechnung von Exkursionen 150
6.8 Aussagen zum Personalbedarf 151
6.8.1 Zahl der Personalstellen 151
6.8.2 Dezernatsleitung 152
6.8.3 Ermittlung des Gesamtarbeitsaufwands 153
6.8.4 Differenzierte Betrachtung der Aufgabenschwerpunkte 157
6.8.5 Aufgabenbereich "Personalangelegenheiten der Beamten" 158
6.8.6 Aufgabenbereich "Personalangelegenheiten der Angestellten und Arbeiter" 160
6.8.7 Aufgabenbereich "Personalangelegenheiten der wissenschaftlichen Hilfskräfte" 163
6.8.8 Aufgabenbereich "Sonstiges Personal" 166
6.8.9 Aufgabenbereich "Dienstreisen, Reise - und Umzugskosten" 169
6.8.10 Aufgabenbereich "Stellenverwaltung" 173
6.8.11 Aufgabenbereich "Beihilfen in Krankheitsfällen" 174
6.8.12 Personalregistratur 175
6.8.13 Schreibdienst 175
6.9 Zusammenfassung der Empfehlungen zur Aufbau- und Ablauforganisation

7 Untersuchungsbereich Finanzverwaltung 181

7.1 Vorbemerkung 181
7.2 Aufgabenstellung innerhalb der zentralen Universitätsverwaltung 182
7.3 Aufgabenschwerpunkte 183
7.4 Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten 184
7.5 Haushaltsvolumen und -entwicklung 185
7.6 Personalausstattung 187
7.6.1 Zahl der Personalstellen 187
7.6.2 Personalstruktur 189
7.7. Aufbauorganisation 190
7.7.1 Gesamtübersicht 190
7.7.2 Aufgaben der Haushaltsabteilungen 192
7.7.3 Konzentration der Mittelbewirtschaftung 197
7.8 Ablauforganisation 200
7.8.1 Einsatz des Kassensystems KAHIKA für Zwecke des Haushaltsvollzugs 200
7.8.2 Bewirtschaftung von Sondermitteln 203
7.8.3 Delegation von Aufgaben 207
7.8.4 Abrechnung der Aufwendungen für Akademische Lehrkrankenhäuser 207
7.8.5 Betreuung der Fakultät für Klinische Medizin Mannheim 209
7.9 Aussagen zum Personalbedarf 209
7.10 Zusammenfassung der Empfehlungen zur Aufbau und Ablauforganisation

8.1 Vorbemerkung 215
8.2 Aufgabenstellung der Universitätskasse 216
8.3 Aufgabenschwerpunkte 216
8.3.1 Sachbuchhaltung 216
8.3.2 Vergütungs- und Lohnbuchhaltung 217
8.3.3 Ein- und Auszahlungskasse (Kassier) 218
8.4 Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten 218
8.5 Aufgabenvolumen und -entwicklung 220
8.6 Personalausstattung 222
8.6.1 Zahl der Personalstellen 222
8.6.2 Personalstruktur 223
8.7 Aufbauorganisation 224
8.7.1 Gesamtübersicht 224
8.7.2 Sachbuchhaltung 225
8.7.3 Vergütungs und Lohnbuchhaltung 225
8.8 Ablauforganisation 227
8.8.1 Erfassung zahlungsrelevanter Daten (Sachbuchhaltung) 227
8.8.2 Erfassung zahlungsrelevanter Daten (Vergütungs- und Lohnbuchhaltung) 229
8.8.2.1 Neuanlagen eines Zahlfalls 229
8.8.2.2 Änderungen von Vergütungszahlungen 230
8.8.2.3 Datenerfassung außerhalb der Vergütungs- und Lohnbuchhaltung 231
8.8.3 Visaprüfung 232
8.8.4 Einziehung der Studentenwerksbeiträge 234
8.8.5 Überprüfen von Verwendungsnachweisen 237
8.8.6 Prüfen der sog. Nebenliste 238
8.8.7 Mittelkontrolle 240
8.8.8 Kassenbotendienst 241
8.9 Aussagen zum Personalbedarf 242
8.9.1 Zahl der Personalstellen 242
8.9.2 Ermittlung des Gesamtarbeitsaufwands 243
8.9.3 Leitung der Kasse 245
8.9.4 Sekretariat des Kassenleiters 245
8.9.5 Sachbuchhaltung 246
8.9.6 Vergütungs- und Lohnbuchhaltung 250
8.9.7 Ein- und Auszahlungskasse 253
8.10 Zusammenfassung der Empfehlungen zur Aufbau- und br>

10 Übergreifende Aspekte der Untersuchung 267

10.1 Aufbauorganisation der Gesamtverwaltung 267
10.2 Wahrnehmung von Organisationsaufgaben 269
10.3 Informations- und Kommunikationstechnik 272
10.4 Fortbildung 275
10.5 Leistungskennzahlen 280

11 Nicht untersuchte Bereiche 283

12 Schlußbetrachtung 287

12.1 Umsetzung der Empfehlungen zur Aufbau- und Ablauforganisation 287
12.2 Kennzahlen zum Personalbedarf 288
12.3 Umsetzungspotential 289
12.4 Übertragbarkeit der Untersuchungsergebnisse 291
12.5 Deckung des künftigen Personalbedarfs 291

Abkürzungen

ABM Arbeitsbeschaffungsmaßnahme
ADV Automatische Datenverarbeitung
ARA Automatisierte Reisekostenabrechnung
BAT Bundes - Angestelltentarifvertrag
Bes. Gr. Besoldungsgruppe
BHO Bundeshaushaltsordnung
DS Landtagsdrucksache
DV Datenverarbeitung
EDFin Elektronische Datenverarbeitung Finanzministerium
EDV Elektronische Datenverarbeitung
Epl. Einzelplan
EG Europäische Gemeinschaft
EU Europäische Union
FM Finanzministerium
Hj. Haushaltsjahr
HIS Hochschul-Informations-System
HÜL Haushaltsüberwachungsliste
IuK Information und Kommunikation
IM Innenministerium
KAHIKA Kassen- und Haushalts-Informationssystem-Karlsruhe
Kap. Kapitel
LNTVO Landesnebentätigkeitsverordnung
LBV Landesamt für Besoldung und Versorgung
LHR Landeshaushaltsrechnung
LHO Landeshaushaltsordnung
LRKG Landesreisekostengesetz
MBS Mittelbewirtschaftungssystem
MWF Ministerium für Wissenschaft und Forschung
NC Nummerus Clausus
PH Pädagogische Hochschule
POS Prüfungs-Operations-System
PSA Personal- und Stellenverwaltungssytem am Arbeitsplatz
PVS Personal-Verwaltungs-System
RH Rechnungshof
RIO Reiseinformations- und Organisationssystem
SM Ministerium für Arbeit, Gesundheit, Familie und Frauen
SOS Studenten-Operations-System
StWG Studentenwerksgesetz
Tit. Titel
Tit. Gr. Titelgruppe
UG Universitätsgesetz
Verg. Gr. Vergütungsgruppe
VV Vorläufige Verwaltungsvorschriften
VwV Verwaltungsvorschrift
ZEDAS Zentrales Datenbanksystem
ZIB Zentrum für Information und Beratung
ZUV Zentrale Universitätsverwaltung
ZVS Zentralstelle für die Vergabe von Studienplätzen