Unified Messaging

Stefan Witzel, Zsolt Hochdorfer
Georg-August-Universität Göttingen
- Stabsstelle Datenverarbeitung - 

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Wir befinden uns im Informationszeitalter, in dem Informationstausch und Kommunikation eine zentrale Rolle in unserem Handeln einnehmen. Laut einer vom Wall Street Journal veröffentlichten Studie erhält ein durchschnittlicher Mitarbeiter im Verwaltungsbereichen von Unternehmen heute mehr als 200 Nachrichten pro Tag - per Mail, Fax oder über die Sprachbox seines Telefons.

Unified Messaging Lösungen bieten einen "Single Point of Access", um der Nachrichtenflut besser Herr werden zu können. Unter Unified Messaging versteht man die Gleichbehandlung unterschiedlicher Nachrichtenkanäle, wie E-Mail, Fax, Telefon, Voice-Mail (Anrufbeantworter) und Web. Für den Benutzer eines Unified Messaging Systems soll es keinen Unterschied machen über welchen der Kanäle er eine Nachricht bekommt. Idealerweise wird dieselbe Benutzerschnittstelle für alle Nachrichten zur Verfügung gestellt. Z.B. kann man eine Voice-Mail dem Benutzer als e-Mail zustellen, die im Anhang eine Tonaufzeichnung enthält.

Im November 2002 hat die Zentralverwaltung der Georg-August-Universität den Microsoft Exchange Server mit ca. 400 Postfächern um ein Message-Routing-System erweitert zu einem Advanced Unified Messaging Server, der alle Kommunikationsdienste (Fax-, Voice-, E-Mail und SMS) integriert. Die automatische Replikation von Microsoft Exchange Adressbüchern mit Message-Routing-System erlaubt eine einfache Einrichtung, Bedienung und Admini-stration des gesamten Systems. Durch die vollständige Einbindung in die Clientoberfläche kann der Microsoft Outlook-Anwender alle Unified Messaging Leistungsmerkmale sofort nutzen. Bei der Auswahl des richtigen Systems standen im Vordergrund mehrere Aspekte, wie zum Beispiel Integration in die bestehende Umgebung, übersichtliche Administration, einfache Benutzerverwaltung, Unterstützung von Standards, wie Hardwarekomponenten und Betriebssysteme, Flexibilität für spätere Erweiterungen, Schnittstellen, Sicherheit und Stabilität, Folgekosten, Hotline, Wartung und Support, wie auch eine Testinstallation.

Es gibt eine Reihe von Anforderungen, die das Unified Messaging System erfüllen sollte. Die erste Anforderung ist, dass sowohl E-Mail als auch Fax und Voice-Mail unterstützt werden und zwar in Verbindung mit dem Standard E-Mail-Client, mit dem die Anwender vertraut sind. Dies ist heute überwiegend Microsoft Outlook. Ebenso müssen die drei Nachrichten-typen aber auch - und das ist die zweite Kernanforderung - über das Telefon verfügbar sein, ebenso wie über den Browser. Skalierbarkeit ist die dritte Anforderung. Die Lösungen müssen aber auch erweiterbar sein. Das gilt beispielweise im Hinblick auf die Verbindung mit anderen CTI-Anwendungen (Computer Telephony Integration) wie das Anrufmanagement für Arbeitsgruppen oder Call-Center-Funktionen.

Unified Messaging ist heute eine Technologie, mit der man sich beschäftigen muss. In einer Zeit, in der immer mehr Mitarbeiter mobil arbeiten und in der immer mehr Nachrichten auf Mitarbeiter einströmen, gilt es, solche Lösungen zu nutzen, um die Effizienz von Mitarbeitern zu steigern.