Beschaffung bis Bezahlung mit SAP

Gerhard Groh, Universität Marburg

Grundsätzlich verlangen integrierte Geschäftsprozesse auch integrierte IT-Systeme. Allgemein kann man Geschäftsprozesse zunächst in Kernprozesse und Unterstützungsprozesse einteilen. Bei einer Hochschule sind dies die Kernprozesse Lehre und Forschung und die den Verwaltungsbereichen "Akademische Verwaltung" und "Kaufmännische Verwaltung" zugeordneten Unterstützungsprozesse. Dem o. a. Leitgedanken folgend haben die Hessischen Hochschulen gemeinsam im Rahmen der Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens auf das kaufmännische Rechnungswesen (Doppik) mit Kosten- u. Leistungsrechnung (output-orientierte Steuerung), als Vorreiter für die gesamte Landesverwaltung Hessen (Projekt "Neue Verwaltungssteuerung in Hessen - NVS"), in 1999 die integrierte DV-Software SAP R/3 (jetzt mySAP ERP) ausgewählt, und ab 1.1.2000 eingesetzt.
Wesentliches Ziel bei der Produktauswahl war, mit einem integrierten Softwaresystem möglichst alle nachfolgenden Geschäftsprozesse ganzheitlich zu unterstützen:

- Beschaffung,
- Rechnungswesen (mit Umstellung von Kameralistik auf
  Doppik) einschl. Budgetierung und Controlling,
- Fakturierung einschl. Forderungsmanagement,
- Drittmittelabrechnung,
- Anlagenbuchhaltung (bisher nur Inventarisierung),
- Personaladministration und Personalmittelbewirtschaftung
  sowie
- Facility Management (Liegenschafts-, Gebäude- und
  Raumverwaltung sowie Management der Technik.

Darüber hinaus musste die Software durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testiert sein, da die Hessischen Hochschulen verpflichtet wurden, einen durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüften und testierten (in Anlehnung an das HGB) Jahresabschluss vorzulegen. Die Umstellung des gesamten Geschäftsprozesses von der Beschaffung (auch mittels online-Kataloge - EBP) über Rechnungsverbuchung bis zur Auszahlung sowie dessen integrierte Abwicklung mittels der Standardsoftware SAP R/3 (jetzt mySAP ERP) wird im Vortrag dargestellt.