Organisation übergreifender DV-Systeme am Beispiel der zentralen
Adressdatenbank der HU Berlin
 
 
Katrin Lányi
Humboldt-Universität zu Berlin
Computer- und Medienservice
 

Die Erfassung und Pflege großer Datenmengen erscheint in der Regel zunächst als ein technisches Problem. Nicht selten sind es daher „technische“ Einrichtungen wie das Rechenzentrum oder die Telefonzentrale, die die datenbankgestützte Aufbereitung der Daten zu Mitarbeiter(inne)n, Forschungsprojekten oder Vorlesungen anregt.

Steckt hinter einem solchen Projekt jedoch nicht auch ein hochschulweit akzeptiertes organisatorisches Konzept, ist ein solches Vorhaben schwierig, wenn nicht gar zum Scheitern verurteilt.

Auch der Aufbau der zentralen Adressdatenbank an der Humboldt-Universität geht auf die Initiative der technischen Einrichtungen zurück. Die Telefonzentrale erhielt eine Oberfläche zur Verwaltung der Rufnummerndaten. Allerdings wurde schnell klar, dass die dauerhafte Pflege dieser Daten nicht ohne ein gutes organisatorisches Konzept möglich ist. (Wer gibt an einer Universität schon der Telefonzentrale bekannt, wenn sich sein Familienname geändert hat?)

Eckpfeiler des 1998 erarbeiteten Konzeptes sind bis heute:

-       Gründung einer einrichtungsübergreifenden Arbeitsgruppe

-       Beschluss einer Dienstanweisung zur Pflege der Datenbank durch den Akademischen Senat

-       Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten

-       Ableitung aller Personalverzeichnisse (Universitätsverzeichnis, Vorlesungsverzeichnis etc.) aus der zentralen Datenbank

-       Pflege der Daten in den Fakultäten und Veröffentlichung der Namen der Beauftragten

-       Kontrolle der Eingaben nicht nur technisch, auch inhaltlich

-       Weitergabe der Daten in abgeleitete Systeme, z.B. LDAP, Forschungsdatenbank u.a., damit Fehler schneller auffallen

Die programmiertechnische Lösung spielte eine untergeordnete Rolle. Die anfangs verwendete ODBC/Access-Oberfläche (mit Sybase-Backend) wurde inzwischen durch PHP-Programme abgelöst.