Videokonferenzen zur verbesserten Kommunikation in verteilten Verwaltungen in Wissenschaft und Forschung

 

 

Dr. Ulrich Schwenn

Leiter der Videokonferenzgruppe am Rechenzentrum Garching der Max-Planck-Gesellschaft (MPG) und des Max-Planck-Institutes für Plasmaphysik (IPP)

schwenn@rzg.mpg.de

 

Am Beispiel des IPP wird verdeutlicht, wie die systematische Nutzung von optimal realisierten Videokonferenzen zu verbesserter Kommunikation zwischen verschiedenen Standorten eines Institutes – hier Garching bei München und Greifswald an der Ostsee - dient. Der üblicherweise bemühte Einsparungseffekt bei Dienstreisen zur Rechtfertigung scheinbar erheblicher Investitionen wird zahlenmäßig umrissen. Hauptaussage dieses Vortrages ist aber die Erfahrung aus der intensiven Nutzung von jeweils 4-6 Räumen an beiden Standorten, die aufgrund der hohen Akzeptanz interessante Rückschlüsse bezüglich des Nutzerverhaltens zulässt. So werden die Videokonferenzräume im IPP von allen Gruppen aus Direktorium, Verwaltung, Wissenschaftlern und Betriebsrat genutzt. Einhellig wird dieses Medium als eine neue Form der Kommunikation begriffen, die weit über den reinen Ersatz von Telefonkonferenzen oder häufigen Dienstreisen hinausgeht. Alle Nutzer betonen die freiere und unkomplizierte Findung von Entscheidungen und den Aufbau und die Pflege von persönlichen Beziehungen zwischen den Teilnehmern.

Die technischen und investiven Voraussetzungen hierfür werden zusammen mit aktuellen Statistiken exemplarisch für einige Räume beschrieben.