ABSTRACT

 

„Einführung einer elektronischen Studierendenakte

- Auswirkungen auf die tägliche Arbeit - “

Dipl. oec. troph. Madlen Neubert, Georg-August-Universität Göttingen

 

In der Verwaltung von Studierenden, beginnend mit der Bewerbung auf einen Studienplatz, über die Prüfungsverwaltung, bis hin zur Exmatrikulation, gibt es zahlreiche Bearbeitungsprozesse, welche innerhalb einer oder zwischen mehreren Abteilungen erfolgen und eine hohe Anzahl an Dokumenten beinhalten. Handelt es sich dabei um analoge Prozesse oder bestehen diese sowohl aus analogen als auch elektronischen Teilprozessen (Medienbrüche), hat dies nicht selten eine Intransparenz zur Folge. Dies führt zu Kommunikations- und Informationslücken, einer hohen Anzahl an Verteilerkopien, unnötigen Kreisen an Wiedervorlagen und einer langen Bearbeitungszeit, um nur einige Herausforderungen für die tägliche Arbeit zu nennen.

Der Beitrag gibt einen Überblick über die Veränderung der Arbeitsprozesse aufgrund der Einführung einer elektronischen Studierendenakte mit dem Ziel nicht nur die anfallenden Dokumente in einer elektronischen Akte zu archivieren, sondern insbesondere die Prozesse vollständig zu digitalisieren und gleichzeitig zu modernisieren. Ebenfalls sollen Routineprozesse möglichst automatisiert werden. Am konkreten Praxisbeispiel, dem Bewerbungsprozess auf einen Studienplatz, werden die Auswirkungen auf die tägliche Arbeit der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter und die Ausstattung des Arbeitsplatzes verdeutlicht.