ZUGFeRD: ein Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch

Carolin Klas, AWV - Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.

 

Mit der am 26. Mai 2014 in Kraft getretenen Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen schafft die Kommission die Grundlage für ein einheitliches, europäisches  Rechnungsformat in der öffentlichen Verwaltung. Die Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, wenn diese einem noch zu definierenden europäischen Format entsprechen. Dies gilt zwar zunächst nur für die öffentliche Verwaltung, gleichwohl wird in Erwägungsgrund 22 der Richtlinie verdeutlicht, dass die zu erarbeitende Norm auch für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen geeignet sein soll.

 

In Deutschland gibt es seit Juni 2014 das einheitliche Datenformat „ZUGFeRD“ (Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland) für den Austausch elektronischer Rechnungen, auf das sich Wirtschaft und öffentliche Verwaltung im „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) verständigt haben. Es basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in das PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig zu übermitteln. Durch PDF/A-3 wird die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt und die empfangenen strukturierten Daten können ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden. Neben dem Datenmodell wird zunächst die AWV e.V. als Träger des Forums und das Forum elektronische Rechnung Deutschland selbst kurz vorgestellt. Anschließend werden Zahlen und Vorteile sowie der rechtliche Hintergrund der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland aufgezeigt. Auch auf die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen, die ab 2018 zur Pflicht wird, wird eingegangen und darauf, wieviel von ZUGFeRD sich in dem europäischen Format wiederfinden wird.