Hoffnungen und Erwartungen bei der Anbindung der Verwaltungen an die Kommunikationsinfrastruktur aus der Sicht eines Kanzlers

Bernd Höhmann,
Kanzler der Philipps-Universität Marburg

Das Thema unserer Tagung rückt die Vernetzung auch für die Hochschulverwaltungen in den Vordergrund, nachdem sie um uns herum längst zum Top-Thema geworden ist: Begriffe und Schlagworte wie Datenautobahnen, Informations- oder Data-Highway, Internet, globale Datenkommunikation, Multimedia, Hacker und Firewall sind in aller Munde, keiner verzichtet auf sie, der uns etwas zu aktuellen ökonomischen oder forschungspolitischen Aufgaben im Lande erzählen will. Auch in der Presse und in Fachzeitschriften findet man das gesamte Spektrum wieder, jedoch mit teilweise sehr unterschiedlicher Einschätzung, welche zukünftige Bedeutung der überregionale Datenaustausch im einzelnen haben wird und welche Gefahren und Sicherheitsprobleme ggfls. noch zu lösen oder gar unerkannt sind.

So erreichen uns gleichgewichtig Schlagzeilen wie:

In diese vielschichtige Diskussion wird auch die Anbindung der Hochschulverwaltungen an die weltweite Kommunikationinfrastruktur einbezogen und dem Veranstalter ist zu danken, daß er nach dem Workshop vom November 1994 in Aachen heute eine weitere Veranstaltung mit einem ausgesprochen aktuellen und handlungsbezogenen Thema folgen läßt.

Aus der Sicht eines Universitätskanzlers kann und will ich selbstverständlich nicht zu den, einfach formuliert: "technischen Problemen" der notwendigen Sicherheitsstandards Stellung nehmen. Vielmehr soll die notwendige Gestaltung der Arbeitsplätze in den Hochschulverwaltungen näher betrachtet werden, an denen wir unsere "Zukunftsaufgaben" bewältigen müssen.

Basierend auf dem aktuellen Wissensstand sind hier zunächst ganz global zu nennen: Dabei sind selbstverständlich eine Reihe von DV-Verfahren und Anwendungssysteme in der Hochschulverwaltung bereits weitgehend vorhanden: Hier gilt es bereits einzuhaken: Das Zusammenwirken der einzelnen Verfahren ist erheblich verbesserungswürdig. Und die verbreiteten lokalen Netze (LAN) provozieren ja geradezu umfassende Lösungen. Ziel muß es sein, ein modulares Gesamtsystem zu schaffen, das die zentrale wie dezentrale (Ressourcen)verwaltung, unterstützt.

Spätestens seit der Eröffnungstagung des Centrums für Hochschulentwicklung (CHE) in Gütersloh am 25./26. Januar 1995 ist es dem Letzten klar geworden: Der Reformdruck im deutschen Hochschulwesen macht auch vor den Verwaltungen nicht halt.

Der Rektor der Europa-Universität Viadrina, Frankfurt/Oder, Prof. Dr. Hans N. Weiler brachte es damals auf den Punkt:

"Die Qualität der Administration mißt sich nicht an abstrakt-immanenten Regeln, sondern an dem, was sie zur Qualität von Lehre und Forschung beiträgt."

Wenn man an Begriffe denkt wie schlanke Verwaltung oder Stärkung der Verantwortung der Fachbereiche durch Dezentralisierung, Verbesserung der Effizienz durch Selbststeuerung der Mittelverwaltung (Globalhaushalt) dann müssen neue Zusammenhänge hergestellt und bestehende optimiert werden:

Die Situation in unseren DV-Abteilungen ist demgegenüber durchweg noch bestimmt von einer Vielzahl operativer Systeme, deren Anwender in den Fachabteilungen selbst wieder zu kleinen Spezialisten werden müssen, um damit tägliche Verwaltungsroutine erledigen zu können. Soweit neben der "geordneten Datenverwaltung" Auswertungen überhaupt möglich sind, können sie häufig sogar nur von den Mitarbeitern der DV-Abteilungen erledigt werden. Von der selbständigen Nutzung durch Dezernenten, Referenten anderer Sachgebiete oder gar durch die Hochschulleitung sind wir bei vielen Systemen und an allzu vielen Orten noch ein gutes Stück entfernt.

An der Philipps-Universität Marburg haben wir, sicher wie anderswo auch, positive Gegenbeispiele, z.B. das SOS, das schon seit mehr als 10 Jahren an jedem vernetzten Arbeitsplatz Auswertungen der Studentenzahlen durch Referenten, Präsident oder Kanzler ermöglicht, also Personen, die sonst nicht in der Studentenverwaltung tätig sind. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche gestattet es nach geringer Einarbeit neben den gängigen Übersichten wie Gesamtstudentenzahl im Vergleich zu einem Vorsemester immerhin auch komplexe Übersichten wie studiengangsbezogene Daten, Nebenfachauswahl, gesondert nach Abschlußarten oder nach Fächerkombinationen aufzurufen und bei Bedarf auch auszudrucken. Die Daten stehen aktuell zur Verfügung, sie werden täglich automatisch generiert.

Als Kanzler stehen mir dadurch ganz wesentliche Daten bereit, die in Strukturgesprächen mit Fachbereichen ebenso bedeutsam sind wie etwa in den Wochen vor den Semestern, wenn es um die Studentenzahlentwicklung geht. Wenn z.B. in einem Studiengang durch unvorhergesehenen Anstieg der Studentenzahlen aktuelle Reaktionen zur Abdeckung des Lehrprogramms nötig sind, müssen sie rechtzeitig vor Vorlesungsbeginn geplant werden, um wirklich eine Hilfe zu sein. Die schnelle Reaktion auf die üblichen Anfragen der Presse zur Auslastung der Universität wäre ohne diese Möglichkeit nicht zum Semesterstart denkbar und Erkenntnisse, ob der Trend anhält, daß mehr Studierende in höheren Semestern ihr Studium in Marburg aufnehmen als uns verlassen, könnte z.B. nicht zeitgerecht ministeriellen Ressourcendiskussionen entgegengehalten werden, wenn mal wieder eilfertig Kürzungen aufgrund gesunkener Studienanfängerzahlen in Erwägung gezogen werden.

Mit der Forderung nach umfassender Bereitstellung konsolidierter und bereichsübergreifender Information, wird ein Anwenderhorizont beschrieben, der in der täglichen Arbeit immer stärker an Bedeutung gewinnt, für den es im Hochschulbereich bisher aber kaum Systeme gibt oder die erst in den Anfängen stecken:

Ich meine die Management Information Systeme / Führungs Informations Systeme (MIS / EIS / FIS)

Erfreulicherweise konnte vor wenigen Wochen mit "SuperX" wohl das erste erprobte Führungsinformationssystem für deutsche Hochschulverwaltungen einem größeren Nutzerkreis vorgestellt werden. Es ging aus einer Kooperation der Universität Karlsruhe, dem Ministerium für Wissenschaft und Forschung des Landes Baden Württemberg und Siemens-Nixdorf hervor. Es bildet die Integrationsplattform für Daten aus unterschiedlichen DV-Systemen. Mit der graphischen Benutzeroberfläche zeichnet es sich durch einheitliche Bedienung aus und soll dadurch leicht erlernbar sein. Das System soll flexibel sein und so eine individuelle Gestaltung der Berichte durch den Anwender ermöglichen.

Als regelmäßiger Nutzer sowohl der Verwaltungsverfahren unserer Universität wie auch vielfältiger Standardsoftware bewerte ich dieses Konzept als Einlösung eines wesentlichen Desiderats meines Arbeitsplatzes:

Wir hoffen sehr, daß es gelingt, den Vertrieb künftig durch HIS zu organisieren, denn ein solcher Lösungsansatz dürfte befruchtend für alle weiteren Softwareprodukte "unseres Entwicklers" sein; vor allem ließe sich so leicht die Integration der meisten im Hochschulbereich eingesetzten Verfahren vereinheitlichen und optimieren.

Zu erwähnen wäre als ähnliche Lösung auch das Studienverlaufs-Informationssystem der Universität Stuttgart, zwar mit eingeschränktem Bereich aber nach der Beschreibung ist es ein sehr leistungsstarkes Programm.

Bei dieser Ausgangserwartung für die am Arbeitsplatz der Zukunft benötigten Dienste und Systeme ist eine leistungsfähige Netzwerk- und Kommunikationsinfrastruktur zwingende Voraussetzung.

Der Einsatzumfang solcher Systeme ist zunächst sicher lokal auf die Verwaltung oder die Universität begrenzt, er kann aber darüber hinaus uneingeschränkt regional (Deutschland) und international ausgedehnt sein.

Datenaufbereitung ist Grundlage jeder Optimierung der Verwaltungsstruktur. Lokale Systeme müssen deshalb immer auch in der Lage sein, überregionale Informationssysteme und Datenbestände zu nutzen, sie in örtliche Bewertungs- und Berichtskonzepte zu integrieren, z.B. um sie ggfls. auch in eigenen Informationssystemen weiterzuentwickeln.

Der Anwender selbst ist Teil des "Gesamtsystems Hochschulverwaltung", zu dessen Erfolg sein Beitrag im Team gefragt ist. Teamarbeit aber braucht Kommunikation. Mit der weltweiten Verknüpfung verbindet sich die Philosophie der "weltweiten Verarbeitung"; sie simuliert dem Benutzer quasi ein großes "virtuelles System". Ziel muß es deshalb sein, Zugang zu allen wichtigen Datenbanken zu erhalten - übersichtlich dargestellt und auf die persönlichen Informationsbedürfnisse der Anwender zugeschnitten.

Als Einstieg mag die erprobte E-Mail dienen.

Den Arbeitsalltag sehr wirkungsvoll unterstützen und auch verändern kann Elektronisches Publizieren / Electronic Document Publishing. Netzwerke und CD-ROM sind Verbreitungsmedien für das Electronic Document Publishing. Strukturbeschreibung und Indexierung bilden die Basis für Dokumentenverwaltung, Hypertext und Hypermedia und erlauben Verweise auf Text, Grafik, Video und Ton. Elektronische Archivierung und Indexierung sorgen für das schnelle Wiederfinden von Dokumenten und Akten; sie sind zugleich auch für eine papierlose Vorgangssteuerung zu verwenden.

Als einzelne Anwendungen sind denkbar:

Zur Zeit genießen diese Dienste u.a. hohe Aktualität und Akzeptanz, weil sie zu völlig neuen Konzepten der Öffentlichkeitsarbeit und Informationspolitik in den Hochschulen animieren: Immer häufiger berichten auswärtige Gäste, daß sie ihren Besuch durch einen Blick in unseren Gopher oder das WWW vorbereitet haben..

Oder: Wir haben jüngst nach der hessischen Landtagswahl den Hochschulteil der Koalitionsvereinbarung zwischen der SPD und Bündnis 90/Die Grünen eingestellt, die hierauf bezogene kritische Stellungnahme der Landespräsidentenkonferenz und die nachfolgende Presseerklärung der Grünen mit erneut kritischen Anmerkungen. Eine Systematisierung der Darstellungsformen dieser Dienste wird künftig sicher deren Bedeutung weiter festigen und ihre Verwendbarkeit im Tagesgeschäft erhöhen.

Multimedia-Einsatz ist in den Verwaltungen in erster Linie im Bereich der Schulung sowie der Außendarstellung denkbar. Da Visualisierung und Veranschaulichung von Sachverhalten sowie die Information über Produkte und Verfahren im Verwaltungsbereich eher nicht oder nur gelegentlich in Frage kommen, wird Multimedia in den Universitäten vor allem im Bereich Lehre und Forschung anzusiedeln sein, allerdings dort als ein sehr gewichtiges Stichwort.

Das Einsatzgebiet von Systemen für die Vorgangsbearbeitung (Workflow-Systeme, Groupware, Workgroup-Computing) liegt in der Unterstützung der Sachbearbeitung und Erledigung von Routineaufgaben; sie reduzieren Durchlaufzeiten und steigern gleichzeitig die Arbeitskapazität.

Groupware eignet sich besser für wenig strukturierte Projekt- und Teamaufgaben; sie umfaßt das Information-Sharing bei Gruppen-/Teamarbeit, das als Schlüssel für leistungsfähige Organisationsstrukturen gilt. Bekanntestes Groupware-Produkt ist Lotus Notes.

Allerdings werden durch Betriebssysteme wie NOVELL NetWare oder WINDOWS for Workgroups bereits nützliche Groupware-Funktionen bereit gestellt:

Netzwerke bilden das informationstechnische Gerüst moderner Unternehmen und Organisationen. Der Trend in der DV-Welt geht zu größeren Netzwerken, in denen immer mehr Teilnehmer simultan eine immer größere Menge an Diensten und Anwendungen in Anspruch nehmen. Die aufgezeigten Beispiele belegen, der Netzanschluß sollte bereits heute zur Standardausstattung aller Arbeitsplätze einer Hochschulverwaltung gehören. Der Stand der Technik ermöglicht eine flexible, zukunftssichere Verkabelungsstruktur, wie wir inzwischen aus mehrjährigen Erfahrungen wissen.

Über vernetzte Arbeitsplätze ergeben sich im bzw. über das Hochschulnetz (z.B. UMRnet) zusätzliche Anwendungsmöglichkeiten. Steuerungsaufgaben für Staat und Hochschulen sind längst nicht mehr auf die Beteiligung der Hochschulleitungen und zentralen Verwaltungen beschränkt.

An dieser Stelle sollen Skizzen des LAN der Zentralverwaltung der Marburger Universität und des UMRnet (Netz der Universität Marburg / FDDI-Backbon) einmal kurz den Hintergrund einer solchen Infrastruktur aufzeigen, nicht als besonders innovatives Beispiel, sondern vielmehr als Beleg, daß man auch in einer historisch sehr lange gewachsenen Hochschule mit flächiger Ausdehnung den Anschluß an derartige Konzepte nicht verpassen muß.

Nutzen und Vorteile für die Hochschule durch die Netzanbindung sind also unübersehbar und sie können zusammenfassend etwa wie folgt beschrieben werden:

Die Verteilung von Informationen erfolgt schneller und an die richtigen Adressaten;

Informationen sind jederzeit aktuell und vollständig am Arbeitsplatz verfügbar; sie lassen sich so beliebig u.a. in Analysen, Berichten und allgemeinen Texten verwenden

Auskunftsmöglichkeiten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen oder ratsuchenden Dritten werden am Arbeitsplatz verbessert;

Kooperations- und Ansprechpartner werden direkt gefunden;

Aktualisierung, Aufbereitung und Verbreitung der einzelnen Informationen sind gegenüber Vervielfältigung und Versand weniger aufwendig sowie kostengünstiger;

Öffentlichkeitsarbeit der Hochschule wird unterstützt, bei weiterer Systematisierung wird sie eine völlig neue Qualität erreichen..

Zusätzliche Vorteile ergeben sich durch die Einbeziehung von Informationen, die einerseits in der Hochschule in der Regel nur eingeschränkt verfügbar sind oder nur einmal an zentraler Stelle vorgehalten werden bzw. zur breiteren Verwendung zusätzlich eingespeichert werden müssen. Dies gilt z.B. für Informationen externer Einrichtungen wie

Hochschulrektorenkonferenz (HRK),

Wissenschaftsrat (WR),

Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG),

Bundesministerium für Forschung und Technologie (BMFT),

Europäische Gemeinschaft (EG),

Deutsches Forschungsnetz (DFN),

Hochschul-Informationssystem GmbH (HIS).

Somit sind für die nächste Zukunft bereits Verfahren für die Verwaltungsroutine möglich und damit wünschbar:

Später folgen können aber nicht unbedingt nachrangig sind

Die Anbindung der Hochschulverwaltungen an die Kommunikationsinfrastruktur nährt darüber hinaus allgemein Hoffnungen und Erwartungen, daß Hoffen wir abschließend auf Rahmenbedingungen, wie Ich jedenfalls danke an dieser Stelle meinen Mitarbeitern in der Abt. Datenverarbeitung, daß sie im Umgang mit meinen Fragen und Wünschen so geduldig und zielstrebig mitziehen und ganz besonders ihrem Leiter Herrn Groh, daß er mir für dieses Statement heute so hilfreich zur Seite gestanden hat.