Schulung für die Verwaltung

Barbara Burr

Rechenzentrum Universität Stuttgart

email: burr@rus.uni-stuttgart.de


Der vorliegende Artikel beschäftigt sich mit Fragen der Schulung für Verwaltungsmitarbeiter. Zunächst wird der Versuch einer Näherung unternommen, inwieweit sich die Verwaltung von anderen Arbeitsbereichen einer Universität unterscheidet.

Für die Durchführung von erfolgreichen Schulungen sind mehrere Größen wichtig. Es werden sowohl organisatorische als auch fachliche Inhalte angesprochen. Die besondere Frage nach der Schulung hinsichtlich Sicherheit wird ebenso erörtert wie die Frage, ob die Informationsunterstützung in der Verwaltung über ein WWW basiertes System möglich ist und wie sich die Verwaltung mithilfe eines solchen Systems noch kundenfreundlicher präsentieren könnte.

Inhalt

1. Unterschiede zwischen Verwaltung und anderen Arbeitsbereichen -
Versuch einer Näherung

2. Schulungsthemen

3. Organisation der Schulungen

4. Unterstützende Maßnahmen

5. Sicherheit als Spezialthema

6. Veränderung der Verwaltung durch Schulung?

7. Internetangebote für die Verwaltung und von der Verwaltung

8. Schlußbemerkung


1. Unterschiede zwischen Verwaltung und anderen Arbeitsbereichen - Versuch einer Näherung

Bei der Ausarbeitung der Themas stellte sich als allererstes die Frage nach dem Unterschied zwischen Schulungen im Bereich der Forschung und Lehre und in der Verwaltung. Warum wird das Thema ;Schulung in der Verwaltung separat behandelt? Das in weiten Bereichen der F+L praktizierte Vorgehen, einfach ein Handbuch zu lesen, ist für die Verwaltung so nicht praktizierbar. Ob es in der F+L immer richtig ist, soll hier nicht Gegenstand der Erörterung sein. Der Versuch,sich den Unterschieden mithilfe einer betriebswirtschaftlichen, soziologischen, psychologischen und politischen Sichtweise zu nähern, ist vor dem Hintergrund zu sehen, daß die Autorin, dem F+L Bereich der Universität, wenn auch mit gelegentlichen Einblicken in die Verwaltung, angehört.

Betriebswirtschaftliche Sicht
Unter dem Aspekt eines Kunden - Lieferanten Verhältnisses ist zu bemerken, daß die Kunden der Universitätsverwaltung größtenteils interne Kunden sind, die auf die Verwaltung angewiesen sind. Der Kunde, sei es eine wissenschaftliche Angestellte, ein Mitarbeiter des technischen Bereichs oder ein Student, hat keine Möglichkeit,sich seinen Lieferanten selbst zu wählen.

Soziologische Sicht
Der Grad an abhängiger Arbeit ist in der Verwaltung relativ hoch. Auch wenn dies nicht für alle Bereiche gleichermaßen richtig ist, bedeutet es doch, daß der Anteil an Regelarbeit gegenüber dem täglich neuen doch sehr hoch ist.
Die Ausbildung der Angestellten im Verwaltungsbereich unterscheidet sich meist von der der Mitarbeiter in Forschung + Lehre.

Psychologische Sicht
Während im wissenschaftlichen Bereich der Erkenntnissgewinn, die Neugierde das Ziel der Arbeit ist, ist das Ziel der Verwaltung, eine Aufgabe mit einem Erfüllungsgrad von nahezu 100 % zu erledigen. Dies führt dazu, daß für neue Bereiche wenig bis keine Zeit übrig bleibt. Da der eigene Erkenntnisgewinn nicht im Mittelpunkt der Arbeit steht, wird die Motivation, Neues in der Arbeitszeit auszuprobieren, auch durch den Mangel an Zeit, sehr schnell erlahmen.

Politologische Sicht
Die Verwaltung sorgt für ein Kontinuum in einer Institution. Es ist nicht Ziel der Verwaltung, ständig neue Werkzeuge ausprobieren. Dies würde zu einem Chaos bei den Verwaltungsabläufen führen. Stabilität bei den Vorgängen, das heißt auch, daß das Textprogramm nicht jedes Jahr geändert wird.

Aus dieser Erörterung erfolgt, daß die Schulung in der Verwaltung eine äußerst notwendige und die Abläufe erleichternde und optimierende Maßnahme ist, die für alle Bereiche der Verwaltung, also auch für die Verwaltungsmitarbeiterinnen in den Instituten eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein sollte.

2. Schulungsthemen

Die zu schulenden Themen haben zwei verschiedene Inhalte; zum einen geht es um reine EDV-Inhalte, wie zum Beispiel Grundlagen der Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation und zum anderen müssen die Inhalte der Verwaltungsarbeiten auf die neuen Techniken umgesetzt werden. Die Schulungsthemen sollten nicht nur nach reinen EDV-Gesichtspunkten festgelegt werden, da sie sonst oft die verwaltungtechnische Seite nicht berücksichtigen. Aus dieser Zweiteilung der Schulungsinhalte erfolgt, daß weder die EDV-Leiterin noch der zuständige Verwaltungsmitarbeiter alleine die Themen der Schulung festlegen sollte. Das Wissen um die EDV-Seite ist sicherlich in Soft- und Hardware wichtig, aber genauso wichtig ist das Wissen um die verwaltungsmäßige Einbindung der EDV.

Es ist anzunehmen, daß vor der Ausstattung der Verwaltung mit EDV eine gründliche Analyse der Wirtschaftlichkeit gemacht wurde. Aus dieser Analyse können die Anwendungen der EDV in bestimmten Bereichen entnommen werden. Die Schulung kann so auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen abgestimmt werden.

3. Organisation der Schulungen

Bei der Organisation der Kurse sind verschiedene Aspekte zu beachten, z.B:

• Ort der Schulungen

• Person der Schulungsleiterin

• Kursformen

• Teilnehmerkreis

• Schulungsmaterial

Der Ort der Schulung ist gerade für EDV-Neulinge sehr wichtig.Für etwas ältere Erwachsene ist die Kurssituation meist schon lange vergessen und eventuell sogar negativ belegt. Der Schulungsraum - sei er innerhalb der Organisation oder außerhalb der Organisation - muß so gestaltet sein, daß höchstens zwei Personen gleichzeitig an einem Gerät sitzen. An einer Schulungsmaßnahme sollten nicht mehr als 16 Personen auf einmal teilnehmen. Wenn mehr Teilnehmer, wohl meist aus finanziellen Gründen, am Kurs teilnehmen müssen, ist auf die notwendige Übungszeit noch mehr zu achten als dies bei einem Kurs ansonsten üblich ist.

Bei der Ausstattung ist darauf zu achten, daß es günstig ist, wenn außer einer Tafel und/oder Overheadprojektor noch ein Overhead Display zur Verfügung zu stellen, mit dem der Bildschirminhalt des Schulungsleiters projiziert werden kann. Dies hat sich als hilfreich bei der Vermittlung komplexer Inhalte erwiesen.

Obwohl es inzwischen zu einer Selbstverständlichkeit geworden ist, daß eine Grundschulung nicht am Arbeitsplatz stattfinden sollte und nach der Schulung ein Gerät am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen muß, möchte ich es hier der Vollständigkeit halber noch einmal anführen.

Der Einfluß der Person des Schulungsleiters ist nicht zu gering zu schätzen. Es gibt in der letzten Zeit sehr viele Unternehmen, die Leute mit zugegebenermaßen hohen EDV-Kenntnissen für Schulungszwecke einstellen. Es ist jedoch darauf zu achten, daß zu den EDV-Kenntnissen auch Kenntnisse in der Vermittlung eines Wissensgebietes hinzukommen. Es lohnt sich, bei einer ähnlichen Einrichtung nachzufragen, von wem dort die Schulungen durchgeführt wurden.

Es sollte auf jeden Fall vermieden werden, daß ein Vorgesetzter die Schulung durchführt. Auch ein gleichrangiger Kollege ist nicht immer die beste Wahl.

Die Kursform, d.h. wie der Kurs organisiert wird, ist sicherlich zu einem Teil von den organisatorischen Begebenheiten vor Ort abhängig. In diesem Vortrag möchte ich nur kurz auf einige der wichtigsten Details eingehen.

Wichtig ist sicher der Zeitpunkt und die Dauer des Kurses. Es hat sich in der letzten Zeit als sehr günstig erwiesen, einen Einführungskurs vormittags in 3 - 4 halbtägigen Einheiten durchzuführen und einen vierten bzw. fünften halben Tag nach ca. zwei Wochen anzusetzen. Die Vormittagskurse haben den Vorteil der erhöhten Aufnahmefähigkeit der Teilnehmer; außerdem ermöglichen sie den Teilnehmern, ihre tägliche Arbeit wenigstens teilweise zu erledigen, so daß am Ende der Woche nicht soviel Arbeit liegen geblieben ist, daß an einen sofortigen Einsatz der neu erworbenen Kenntnisse nicht gedacht werden kann. Da immer davon ausgegangen werden muß, daß einzelne Teilnehmer zu dem geplanten Zeitpunkt nicht teilnehmen können, ist die Idee, denselben Kurstag innerhalb von einer Woche/einem Monat mehrmals durchzuführen und so auch die Durchlässigkeit zwischen den Kursen zu ermöglichen, sicher eine zu überlegende Variante.

Allgemein wird bei den Kursen bemängelt, daß zu wenig Zeit zum Üben eingeplant wird. Da jedoch ganztägige Kurse, gerade für Personen, die schon länger an keiner Weiterbildung teilgenommen haben, sehr schwierig sind und auch das Argument der liegenbleibenden Arbeit nicht vernachlässigt werden darf, sollte auf andere Übungsmöglichkeiten, z.B. auch abends, zurückgegriffen werden.

Die Auswahl des richtigen Teilnehmerkreises ist sicher eines der größten Probleme bei der Organisation eines Kurses. Ein sogenannter „falscher“ Anfänger kann einen ganzen Kurs zum Scheitern bringen. Es hat sich als günstig erwiesen, die Kursleiter darauf aufmerksam zu machen, an welchem Level sich der Kurs orientieren muß. Wenn ein Kurs als Anfängerkurs oder Grundkurs ausgeschrieben ist, dann muß auf die reinen Anfänger eingegangen werden und nicht auf den EDV-Fortgeschrittenen, der sich nicht in einen Fortgeschrittenenkurs traut.

Die Planung eines Kurses erfordert neben der Erstellung eines Fragebogens über die Kenntnisse und Erwartungen der Kursteilnehmer und der Leitung unter Umständen auch noch ein kleines persönliches Gespräch, das auf dem ausgefüllten Fragebogen aufbauen sollte. Die Arbeit, die sich der EDV-Verantwortliche vor dem Kurs macht, erleichtert ihm die Arbeit nach dem Kurs.

Das Schulungsmaterial kann und soll nicht die ausführliche Dokumentation, die von jedem Arbeitsplatz leicht erreichbar sein muß, ersetzen.Für wichtiger als gutes Schulungsmaterial halte ich die Vermittlung der Fähigkeit, die Hilfemöglichkeiten, die heute bei nahezu jedem Programm vorhanden sind, voll auszuschöpfen. Für Anfänger kann es vorteilhaft sein, daß Material auf ein kleines überschaubares Maß zu reduzieren. In einer zweiten Stufe kann dann auch auf die ausführliche Dokumentation verwiesen werden. Das Ausblenden der Orginaldokumentation führt meiner Meinung nach dazu, daß die Angestellten in etwas schwierigeren Situtation immer auf Hilfe von außen angewiesen sind, was sowohl für die Motivation als auch für die Effizienz der Arbeit nicht förderlich ist.

4. Unterstützende Maßnahmen

Auch nach den Grundschulungen kann nicht davon ausgegangen werden, daß alle Kursteilnehmer nun sofort das Gelernte in die Praxis umsetzen können. Gerade für die Kursteilnehmer, die nicht der zentralen Verwaltung angehören, sondern meist alleine in einem Institut vor den Problemen der täglichen Arbeit stehen, ist ein kontinuierliche Weiterbildungs- und Vertiefungsmöglichkeit dringend notwendig. Nach der Einführung sind viele Funktionen zwar bekannt, werden aber oft nur durch komplizierte Wege erreicht. Die Weiterbildung ist durch regelmäßige Treffen, z.B. jeden ersten Freitag im Monat für jeweils eine Stunde von 8 Uhr - 9 Uhr, möglich. Diese Maßnahme führt sicher zu einer Steigerung der Effizienz und Motivation der Mitarbeiterinnen. Die anstehenden Fragen und Probleme sollten vor dem jeweiligen Treffen von dem Organisator des Treffens gesammelt und ausgewertet werden. Wie die einzelne Verwaltung dies ermöglicht, ist sicherlich Sache der Leitung, sollte aber auch, wenn es Schwierigkeiten gibt, angestrebt werden.

Es ist wohl im Moment noch etwas früh, von einer allgemeinen Vernetzung der Verwaltungsmitarbeiter zu sprechen, aber gerade bei der Unterstützung der Verwaltung bietet das Netz eine Reihe von Möglichkeiten.

Eine weitere Möglichkeit der motivierenden Unterstützung ist der Einsatz von Wissenschaftlichen Hilfskräften. Die Studenten können zu geregelten Zeiten eingesetzt werden und so manches Problem lösen.

5. Sicherheit als Spezialthema

Die Sicherheit eines Systems ist so hoch wie die Sicherheit jedes einzelnen Arbeitsplatzes. Die meisten Mitarbeiter sind sich nicht bewußt, daß sie an einem vernetzten Arbeitsplatz sitzen und so nicht nur die Verantwortung für ihren eigenen Platz haben, sondern auch für den ihrer Kolleginnen.

Der Einsatz von technischen Mitteln ist sicherlich ein Weg, die Verantwortung des einzelnen sollte jedoch nicht völlig reduziert werden.

Ein Weg der Sensibilisierung der Mitarbeiterinnen für sicherheitsrelevantes Verhalten ist die Erörterung dieser Fragen im Rahmen der Einführungsschulungen. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, daß diese Problematik nicht zu einer Verweigerungshaltung gegenüber der EDV führt. Gerade bei den Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsschulungen kann über den Gebrauch von vernünftigen Passwörtern geredet werden. Es ist wichtig, den Teilnehmern klar zu machen, daß der eigene Name oder der Vorname der Freundin kein gutes Passwort ist. Genauso wichtig ist es aber auch, den Weg zu einem guten Passwort zu zeigen. Ein Passwort wie TEl10$-S mag auf den ersten Blick für die Teilnehmer kryptisch erscheinen; der Satz Tante Emma liebt 10$-Scheine ist jedoch schon einfacher zu merken.

Die vielfach geäußerte Bemerkung der Teilnehmer, daß sie nichts Wichtiges auf dem Rechner haben und deshalb kein Passwort brauchen, ist mit dem Argument der Verantwortung für den nächsten Rechner vielleicht nicht endgültig zu entkräften, kann damit aber schon ein bißchen relativiert werden.

Es steht dem Kursleiter meist nicht zu, mit displinarischen Konsequenzen zu drohen, er sollte das Thema aber auf jeden Fall ansprechen.

6. Veränderung der Verwaltung durch Schulung?

Die Einführung von EDV kann für die Mitarbeiter einerseits zu einer Entlastung aber andererseits auch zu einer Belastung werden. Viele Verwaltungsvorgänge werden schon seit sehr langer Zeit auf dieselbe Art und Weise durchgeführt. Altvertrautes wird plötzlich irrelevant, über Jahre hinweg erworbenes Wissen wird nicht mehr benötigt. Die EDVsollte als eine Chance gesehen werden, Altes zu verbessern und Neues einzuführen. Für die Mitarbeiterinnen kann dies auch der Weg zu einer qualitativ höherwertigen Arbeit (auch wenn der BAT dies erschwert) sein.

7. Internetangebote für die Verwaltung und von der Verwaltung

Es mag im Moment wie eine Utopie klingen, wenn hier vom Einsatz von Internet Tools wie Mail, WWW oder einem Online Helpdesk gesprochen wird. Eine Vernetzung der zentralen Verwaltung mit den Institutsverwaltungen und auch den Kunden auf dem Campus könnte vielerlei Vorteile für beide Seiten bringen. Die folgenden Punkte sind teilweise für den F+L Bereich schon verwirklicht und könnten einfach auf den Verwaltungsbereich übertragen werden.

• Werbung für eigene Produkte

• Informationsaustausch

• Online Helpdesk

Die Verwaltung erledigt viele Dinge im Hintergrund, ohne daß dies jemand bemerkt. Es ist technisch keine größere Schwierigkeit, die Dienstleistungen der Verwaltung im WWW für jedermann sichtbar darzustellen. Formulare könnten zum Ausdruck bereit im WWW liegen. Dies würde manche zeitraubende Rückfrage erübrigen. Die Verwaltung würde als Dienstleistung für die Universität besser in den Blick der internen und externen Kunden kommen.

Der Informationsaustausch zwischen der Zentralverwaltung und den Institutsverwaltungen könnte durch Mail und Datenaustausch, z.B. Reisekostenabrechnungen, Abgabe von nicht mehr gebrauchten Gegenständen, verbessert werden.

Dies erfordert natürlich Einführungen in den Gebrauch dieser Werkzeuge; heute schon sind für interessierte Verwaltungsangestellte die Kurse, die zu diesen Themen im F+L Bereich gehalten werden, offen.

8. Schlußbemerkung

Die Öffnung der Verwaltung für neue Technologien wie z.B. die Vernetzung kann zu einer Annäherung von Verwaltung und anderen Arbeitsbereichen der Universität führen. Die Schulungen, die in diesem Bereich durchgeführt werden müssen, weichen von den Standard Textverarbeitungskursen dadurch ab, daß die Personen, die sich mit den Standard Netzwerkzeugen auskennen, in wenigen Fällen auch mit der Verwaltung auskennen. Das Wissen der Verwaltung und das Wissen der F+L Bereiche der Universität muß in enger Kooperation der beiden Bereiche für Schulungen nutzbar gemacht werden.